Inicio / Consejos / Configurar un plan de cuentas funcional para su negocio en QuickBooks

Configurar un plan de cuentas funcional para su negocio en QuickBooks

El seguimiento de las ventas y los gastos comerciales es una de las funciones más fundamentales para administrar un negocio exitoso. Sin saber cuánto dinero está ganando o gastando su empresa, es difícil determinar el rendimiento y la rentabilidad reales. Muchos emprendedores me dicen que creen que están ganando dinero, pero cuando les pregunto cuánto, por lo general se quedan perplejos.

QuickBooks facilita el seguimiento de las ventas y los gastos, pero para hacerlo bien, debe configurarlo desde el principio. La configuración comienza con la lista del plan de cuentas. Esta es una lista que contiene todas las categorías financieras del sistema contable de una empresa. Una cuenta es una categoría única que representa un tipo específico de transacción financiera. Esta lista se utiliza para organizar las finanzas de una empresa, preparar informes financieros y registrar diversas transacciones, como gastos, ventas, inversiones, compras de activos, préstamos, etc.

El punto más importante sobre la creación de un plan de cuentas efectivo es comenzar con el final en mente. En otras palabras, primero debe identificar qué información es relevante para su proceso de toma de decisiones y luego determinar qué tan detallado desea que sea su plan de cuentas. Por ejemplo, si dirige una empresa de transporte por carretera, puede ser relevante saber cuánto gasta en gasolina, estacionamiento y peajes. Dado que estos gastos pueden representar una parte sustancial de su producción financiera total, muchas empresas de transporte por carretera realizarán un seguimiento específico de estos gastos de forma individual. Sin embargo, si usted es una empresa de diseño de interiores, la división individual de estos gastos de automóvil / camión puede no ser relevante o significativa. Los diseñadores a menudo registran todos los gastos relacionados con los automóviles en una categoría general llamada “Gastos de automóviles”. Para una empresa de diseño de interiores, el nivel de detalle de los gastos puede ser más importante en un área diferente, como: compras de los clientes, como arte, muebles, telas, etc. O en el área de costos relacionados con la mano de obra, como: reproducción de planos, tarifas de viaje o subcontratos. Por lo tanto, identificar el nivel de detalle que necesita es el paso más importante para crear un plan de cuentas que funcione bien.

QuickBooks le permite agrupar y organizar los gastos en una plantilla de plan de cuentas estándar usando una categoría maestra y varias subcuentas. Las subcuentas permiten a los usuarios obtener informes de nivel de detalle junto con un resumen de la categoría principal. Por ejemplo, la mayoría de las empresas pagan varios tipos de costos de seguro. QuickBooks le permite crear una categoría principal llamada Seguros con subcategorías que enumeran varios tipos, como: salud, responsabilidad, automóvil, etc. Al final del período, podrá ver no solo los costos totales del seguro, sino también los valores para cada subcategoría individual. Este nivel de informes lo ayudará a comprender mejor su negocio y resolver problemas más rápido, crear estrategias más inteligentes y tomar decisiones más inteligentes con mayor rapidez.

Instrucciones sencillas paso a paso para configurar su plan de cuentas con el software QuickBooks

Asegúrese de que el software QuickBooks esté abierto.

1 Elija listas de la barra de menú superior y haga clic en Plan de cuentas

2 Haga clic en el botón Cuenta en la esquina inferior izquierda y elija Nuevo. Este comando se usa para crear una nueva cuenta

3 – Cuando se abra la ventana Nueva cuenta, identifique a qué tipo de categoría pertenece la cuenta. QuickBooks utilizará esta información para fines de informes.

4 – Haga clic en Continuar

5 En el campo Nombre, ingrese el nombre que está asignando a la cuenta. Por ejemplo: seguros, gastos legales, honorarios contables, etc. Manténgalos cortos y no utilice nombres de proveedores o clientes, como: Jon’s Automotive. El nombre de la categoría es una descripción general.

6 Si está agregando una subcuenta a una categoría principal, haga clic en la casilla de verificación Subcuenta. Si creó una cuenta llamada Servicios públicos, ahora puede crear subcuentas como: Electricidad, Gas, Agua, Reciclaje, etc.

7 En el cuadro Descripción, proporcione una breve explicación del propósito de esta cuenta.

8 Continúe ingresando cualquier información relevante sobre su banco en los otros campos

9 Si sabe a qué artículo de línea de declaración de impuestos pertenece la nueva cuenta, puede seleccionarlo en el menú desplegable Línea de impuestos. La mayoría de la gente lo deja en blanco y usted también puede hacerlo. A menos que planee importar datos financieros de QuickBooks en un software de preparación de impuestos compatible con Intuit, no tiene que asignar las líneas de impuestos a sus nuevas cuentas.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *